10 Tipps, wie Ihre Veranstaltung trotz Regen zum Hit wird

Angaben

Mitteilungen / Angaben 48 Views

Wenn es draußen schön ist, sind die Menschen einfach unternehmungsfreudiger. Nicht zuletzt deshalb sind Veranstaltungen, Märkte, Konzerte und Feste bei freundlichem Wetter besser besucht, vor allem Outdoor-Events. Nur allzu schwer fällt Eventplanern die Entscheidung, ob im Falle des Falles kurzfristig alles abgesagt werden soll oder man die Verluste hinnimmt. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie jedoch das Beste aus Ihrer Veranstaltung herausholen. Diese Tipps sollten Sie beherzigen.

1. Programmgestaltung

Gestalten Sie ein Programm, dass auch bei Regen noch gefragt ist und nicht den ursprünglichen Sinn verliert. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Event mit einer „Grillerei unter freiem Himmel“ bewerben, sagt schon der Titel, dass man bei Regen nicht hinzugehen braucht. Klarerweise ist es ratsam, Ihrer Idee treu zu bleiben, damit Sie Ihre Besucher am Ende nicht enttäuschen. Die Grundidee sollte aber so gut es geht wetterunabhängig bleiben.

2. Überdachungen schlau planen

Die Auswahl der geeigneten Location ist schon schwierig genug. Einen Raum oder eine passende Fläche anzumieten, verschlingt oft große Teile des Eventbudgets. Nicht zuletzt deswegen sollten Sie eine Location wählen, die auch gewisse Last-Minute-Szenarien zulässt, sprich: Platz für zusätzlichen Regenschutz. Selbstverständlich werden auch im Schönwetterfall oft Zelte und Pavillons benötigt um den nötigen Sonnenschutz bereitzustellen. Sehen Sie sich Zelte, Pavillons oder vergleichbare Möglichkeiten an, die im Regenfall noch erweitert werden können. Denn die vorhandenen Überdachungen werden sonst gesteckt voll sein. Bemessen Sie den Platz um diese Aufbauten herum großzügig.

3. An festen Boden denken

Neben einer geeigneten Überdachung zum Schutz vor dem Regen, sollten Sie auch an den Boden denken. Findet das Event nämlich nicht auf Asphalt statt, sondern auf Sand oder Wiese, ist der Boden unter Umständen sehr schnell aufgeweicht. Niemand hat Lust, sich die neuen Schuhe oder festliche Kleidung zu ruinieren. Und selbst bei ländlich-rustikalen Events und entsprechender Kleiderordnung steht niemand gerne im Schlamm. Sorgen Sie also für „bewohnbaren“ Boden, damit die Partyfläche schlammfrei und die Zelte trocken bleiben. Auch die Wege zur Feier sollten gesichert und gefestigt werden. „Achtung-Rutschgefahr“-Schilder sollten auf keinen Fall fehlen.

LAMIE-TIPP Veranstalter sollten auch an Ihre Haftung und an entsprechende Versicherungen denken um im Unglücksfall einen finanziellen Super-GAU zu verhindern.

4. Für warmes Essen sorgen

Wenn es draußen feucht oder regnerisch ist, sorgt das richtige Essen für Gemütlichkeit und wärmt den Körper. Und mit richtig meinen wir deftig z.B. Gulasch, Würste, Burger und Bratkartoffeln. Außerdem sollten zusätzlich Tee oder Kaffee bereitgestellt werden. Somit machen Sie auch jenen Besuchern eine Freude, die nichts essen. Gute Catering-Betriebe wissen dies und planen entsprechend.

5. Wetterfeste Goodies

Als kleine Aufmerksamkeit können Sie Ihren Besuchern vor Ort das richtige Equipment zur Verfügung stellen wie z.B. Regenschirme, Regenmäntel, Capes aus Plastik oder wenn nötig einen Regenschutz für die Schuhe.

6. Wenn es kalt wird

Regen geht meist auch schnell mit kälteren Temperaturen oder Wind einher, worauf die Gäste oft nicht eingestellt sind. Damit sie ich wohlfühlen, sollten Sie entsprechend vorsorgen. Gemütliche Lounge-Bereiche mit Decken, Heizpilzen oder Feuerschalen sind ein wahrer Segen für „verfrorene“ Partygäste. So verhindern Sie, dass viele Leute aufgrund der Kälte frühzeitig nach Hause gehen.

7. Wetterfeste Eventdeko

Ein wenig Dekoration darf auf keiner Veranstaltung fehlen. Es wäre also nur allzu schade, wenn sich die Papier-Girlanden und Plakate im Regen auflösen. Auch der vom Essen übrig gebliebene Papier-Müll sieht schnell unappetitlich aus, wenn er am nassen Boden kleben bleibt. Im Schlechtwetterfall sollten Sie also schnell auf die weniger-umweltfreundlichen Plastik-Materialien oder eben auf normales Geschirr umsteigen können. Bereiten Sie auch Ihr Reinigungspersonal entsprechend darauf vor.

Veranstaltung Regen, Veranstaltung Tipps

8. Für die richtige Stimmung sorgen

Die Stimmung ist das A und O. Daher ist es wichtig, den Gästen auch bei miesem Wetter, das Gefühl zu geben das die Party noch lange nicht zu Ende ist. Der Moderator oder Entertainer, sowie das restliche Personal können für ein positives Ambiente sorgen, indem sie gute Laune auf die Besucher übertragen.

9. Festwetterversicherung

Lässt es der Wettergott wie aus Eimern kübeln, fällt die ein oder andere Veranstaltung buchstäblich ins Wasser. Entweder muss sie ganz abgesagt werden oder die Kosten können aufgrund der geringen Besucherzahl nicht gedeckt werden. Veranstalter können diese Verluste mit einer Fest-Wetterversicherung absichern. LAMIE entschädigt ein verregnetes Event mit bis zu 10.000 €.

10. Gäste und Personal informieren

Ist im Voraus bekannt, dass das Wetter nicht mitspielen wird, ist es nur fair, den Gästen rechtzeitig Bescheid zu geben. Dazu können beispielweise soziale Medien und andere informative Plattformen genutzt werden, mit Tipps und Tricks für die Ausrüstung, die die Besucher mitbringen sollen. So können die Gäste auch trotz Regen nochmals für die Veranstaltung motiviert werden.
Selbstverständlich sollte auch das Personal entsprechend informiert werden. Regen bei Open-Air-Events stellt andere Anforderungen an die Mitarbeiter, wie etwa Rutschgefahr am Boden oder ungeduldigere Gäste.

Holen Sie sich einen fantastischen Rabatt mit diesem Angebot und stellen Sie sicher, dass Sie hier die besten Angebote bekommen!

Comments